Autor Objavljeno Portal Original
Mate JankovićMate Janković Poslovni Otvori

More dokumentacije, zamke visokih plaća i – kako do gostiju…

U dva prijašnja teksta opisao sam neke stvari na koje bi trebalo pripaziti prilikom otvaranja restorana. Kada ste osmislili koncept, našli prostor, investirali, zaposlili ljude i stvorili sebi i njima sustav pomoću kojega ćete učinkovitije funkcionirati, ostaje još jedan mali “detaljčić” koji se zove…

ADMINISTRACIJA

Otvaranje restorana za sobom povlači more – pardon, ocean – dokumentacije.

Ovo je dio teksta u kojem bez ikakvog srama priznajem da sam koristio AI alate u potrazi za informacijama. Predosadno je o svemu tome razmišljati, još napornije i dosadnije sve to detaljno pisati, a vama je vjerojatno jednako naporno čitati. Zamislite onda kako je sve to zaista rješavati u stvarnom životu. Dakle – izvolite, “knock yourself out”.

Krug ljudi u kojem se krećete, kao i vaši poslovni kontakti, također definira vašu publiku.

Za otvaranje restorana (ugostiteljski objekt iz skupine “Restorani”) potrebno je, prije početka rada, ishoditi svu zakonom propisanu dokumentaciju, uključujući:

  • Osnivačku dokumentaciju pravnog subjekta (rješenje o upisu u sudski/obrtni registar, OIB, odabir djelatnosti NKD 56.10 – priprema i usluživanje hrane).
  • Rješenje nadležnog upravnog tijela o ispunjavanju minimalnih tehničkih uvjeta (MTU) za ugostiteljski objekt, s pripadajućom tehničkom dokumentacijom: dokaz o pravu korištenja prostora, akt o građenju/uporabna dozvola, izvješća o ispravnosti električnih instalacija, ventilacije, plinskih instalacija, zaštite od buke, vodovodne i kanalizacijske instalacije, sanitarne ispravnosti vode i sl.
  • Sanitarnu dokumentaciju: registracija subjekta i objekta u poslovanju s hranom pri nadležnom tijelu, uvođenje i dokumentiranje HACCP sustava, odnosno primjena vodiča dobre higijenske prakse, ugovori o zbrinjavanju komunalnog otpada, biootpada i otpadnih jestivih ulja, ugovori o provođenju DDD mjera – deratizacija, dezinsekcija, dezinfekcija.
  • Dokumentaciju iz zaštite na radu i zaštite od požara: procjena rizika, plan evakuacije i spašavanja, zapisnici/atesti o ispravnosti instalacija i opreme, osposobljavanje radnika za rad na siguran način i za početno gašenje požara.
  • Osobnu dokumentaciju radnika koji rukuju hranom: sanitarne knjižice, odnosno potvrde o obavljenim zdravstvenim pregledima i redovitom zdravstvenom nadzoru, dokaz o završenom tečaju higijenskog minimuma.
  • Ostalu propisanu dokumentaciju: ugovore s komunalnim poduzećima, prijavu fiskalizacije i poreza, rješenje o radnom vremenu, istaknute jelovnike i karte pića, propisane evidencije i knjige.

Kada izgubite tjedne života stojeći u redovima, plaćajući dokumente i dozvole, i kada pomislite da ste to najgore ostavili iza sebe, slijedi nešto zbog čega ćete se sa sjetom sjećati dana prije otvaranja restorana, a to su:

FINANCIJE

Kako formirati plaće i pratiti sve troškove mudrost je koju rijetki doista posjeduju. Ljude morate platiti jako dobro, i idealno – svakoga po zasluzi (što je gotovo nemoguće u industriji kojoj nedostaje nekoliko desetaka tisuća ljudi). Istovremeno morate biti vrlo oprezni jer su plaće najčešće najveći pojedinačni trošak. Ništa vas ne može uništiti brže od previsokih plaća uz prenisku efikasnost ljudi s kojima radite. S druge strane, ako pogodite koga i koliko plaćate, te uspijete postići kakav-takav balans između prihoda i plaća, to može biti ključno za preživljavanje, a možda i uspjeh.

Financije su neumoljive i za vas su, sviđalo vam se to ili ne, najvažnija stvar. Ne, najvažnija stvar nisu samo gosti, ljudi i uređenje – najvažnija stvar su financije. Ako ne pratite prihode i rashode, ako ne upravljate pametno svakim centom ulaza i izlaza, vrlo brzo nećete imati biznis niti ćete vi osobno preživjeti u smislu mentalnog i financijskog zdravlja. Šanse su da ćete upasti u ozbiljne dugove jer se stvari u restoranu događaju i kreću nizbrdo iznenađujuće brzo. Da se to ne bi dogodilo, odluke moraju biti dobro odvagane, ali istovremeno donesene i provedene vrlo brzo.

Financije:

  • plaćaju ljude
  • omogućuju platformu za kreativnost
  • kupuju mir kad je nemir
  • čine posao i stres podnošljivim

Posao s dobro sređenim financijama je često jako stresan. Posao s neurednim financijama je nepodnošljiv – i prije ili kasnije taj pritisak i stres dođu na naplatu. Propasti je bolno, teško i za neke ljude mentalno i zdravstveno tragično. Tek kada doista pazite na financije, imate pravo na novi dan i na sljedeću razinu – a to je:

SVAKODNEVNO FUNKCIONIRANJE

Nigdje dosad nismo spomenuli goste, koji su zapravo najvažniji u cijeloj priči. Koncept koji ste osmislili odredit će strukturu gostiju – kome se obraćate, koja je njihova platežna moć, kakav je njihov ritam života. Krug ljudi u kojem se krećete, kao i vaši poslovni kontakti, također definira vašu publiku.

Jeste li fine dining, bistro, tapas bar, mjesto za gablece, poslovni restoran ili mjesto za večernji izlazak i zabavu? Možete kombinirati nekoliko navedenih stvari u jednom konceptu, ali za to morate biti jako dobri i jako organizirani.

Kako doći do gostiju? Da, možda imate svoj krug ljudi, ali njih ni približno nije dovoljno.

Recimo da imate mali restoran od 40 mjesta, s jednim “sittingom” za ručak i jednim za večeru – dakle, 80 ljudi dnevno. U idealnom svijetu, za 30 radnih dana treba vam 2400 ljudi. Ako želite da vam isti gosti dođu jednom mjesečno, to znači da vam treba krug od otprilike 1200 ljudi koji će doći s pratnjom, prijateljima, poznanicima ili poslovnim partnerima. Vi toliko ljudi nemate i ne poznajete ih.

Zato morate uložiti u:

  • promociju
  • medije
  • društvene mreže
  • fotografije
  • stvaranje sadržaja koji će zaintrigirati ljude

Ako napravite dobar posao, ljudi će doći i dati vam priliku, ali morate ih zadržati. To možete samo ako ste dobri, ako imate dobru atmosferu, servis i hranu. Svaki dan. Svaki ručak. Svaku večeru.

Svaki dan u restoranu je bitka i “rollercoaster” emocija. Uloviti kontinuitet u poslovanju je možda najteža stvar, i od vašeg tima i od vas zahtijeva da budete svaki dan, svaki servis, na visini zadatka.

Griješit ćete svaki dan: nekad sitne, jedva primjetne stvari, a nekad “svinjarije” epskih proporcija zbog kojih ćete misliti da ste glupi i nesposobni. Bez iskustva, često ćete zaista i biti – bez obzira na to što o sebi mislite.

Dobrim zapošljavanjem, kvalitetnim sustavom i kontrolom smanjit ćete pogreške na minimum. Ljudi nisu strojevi, imaju svoje dobre i loše dane, ali često imaju i vrlo ozbiljnu nebrigu i neodgovornost. Kao poslodavac morate to prepoznati i svaku situaciju riješiti na zaslužen način: lijepom riječju, razumijevanjem, ali po potrebi i ukorom, sankcijama ili, ako nema pomoći – otkazom.

Znanje i autoritet

Ako vi ne znate kako i koga zaposliti, kako napraviti sustav i kako ga kontrolirati, morat ćete se oslanjati na druge ljude. Znajući kakva je poslovna kultura u dijelu ugostiteljstva, to znači da ste često ostavljeni na milost i nemilost ljudima vrlo različitih, često problematičnih profila. Ako ne znate kakvi su procesi oko hrane – kako ćete razgovarati s kuharima? Ako ne znate procese oko servisa – kako ćete biti autoritet konobarima? Da biste si priuštili lagodnu poziciju “ne znamo, ali drugi znaju”, morate imati jako, jako puno novca. Novca kojim možete platiti ljude koji znaju ili novca kojim možete plaćati vlastite pogreške i loše izbore.

Vaša stvarna uloga: rješavanje problema

Svaki dan ćete rješavati probleme – to je, zapravo, opis vašeg posla. Vi ste “problem solver”.

Nešto fali – kupi. Nešto se pokvarilo – popravi ili organiziraj da se popravi. Netko se nije pojavio na poslu – radi ti, ili zamoli nekoga drugog da radi i plati prekovremene. Ako ne možete kompetentno zamijeniti svakog člana vašeg tima, vi ste u groznoj poziciji. Fluktuacija ljudi je neminovna, za mnoge česta, a nažalost i prečesta. Morate paziti na propise, zakone, inspekcije. Tko god radi, već je u nekom prekršaju. Stres koji dolazi s takvom situacijom mnogima je jednostavno neizdrživ. Voditi restoran je kao voziti bicikl koji u isto vrijeme popravljate. Otpadne prednji kotač, vozite na zadnjem i u vožnji montirate prednji, pazeći da ne padnete. Koliko god bili spremni, morate se znati nositi s nepredvidivim.

Kritike i razočaranja

I da – morate se znati nositi s kritikama. Nikada nećete zadovoljiti sve. Bitno je da zadovoljite (veliku) većinu. Što više ljudi ode zadovoljno i vrati se, veće su šanse da ćete opstati, a možda i prosperirati. Naučite prihvaćati i dobronamjernu i zlonamjernu, ali konstruktivnu kritiku. Ona će vam ukazati gdje griješite i što radite krivo. Popravite to. Rješavajte probleme brzo i bez ega. Ovo je posao za čvrste i uporne. Budite spremni na grozne, neutemeljene i često maliciozne izjave i ponašanja nekih gostiju. Budite spremni na razočaranja. Velika.

Radost dolazi iz malih pobjeda, svakodnevnih sitnih uspjeha i pomaka. Ako se još i zaradi -super. Ovo je posao za fanatike, za ljude koji vole takav lud tempo života i za one koji to rade dobro i zapravo ne znaju raditi ništa drugo. To često nije zabava. To često ne zarađuje. Zato se iskreno zapitajte: Treba li vam takav život?